Kenali Potensi Masalah Saat Retur Invoice

Proses retur menjadi salah satu fasilitas yang disediakan system untuk mengantisipasi kesalahan-kesalahan atau hal yang mengharuskan pembatalan transaksi tersebut. Namun tidak jarang menemukan kendala saat melakukannya. Berikut beberapa kejadian yang sering di temukan saat proses retur :

A. Apa Perbedaan Void dan Return?

Proses retur invoice hanya dapat di lakukan jika sudah berbeda bulan, tetapi untuk proses pembatalan di bulan berjalan dapat melakukan Void dari dokumen Invoicenya. Singkatnya dapat dibagi seperti ini:
VOID : Pembatalan Invoice dibulan yang sama
Return: Pembatalan Invoice dibulan yang berbeda

B. Mengapa Status Setelah Return tidak menjadi Cancel?

Setelah dokumen Invoice Retur disetujui, dokumen Work Order Invoice / Sales Order Invoice sebelumnya tidak akan berubah menjadi “Cancel”, melainkan tetap dengan status "Approved". Hal ini memang demikian, dikarenakan proses return merupakan pembuatan dokumen baru yang terhubung dengan dokumen sebelumnya. Sebagai dokumen referensi, proses retur akan membentuk nomor dokumen retur dengan format:
WSIR/H/MM/YY/NNNNN (Service)
SOIR/H/MM/YY/NNNNN (Sparepart)

C. Error Saat Retur Invoice

Berikut ini adalah Error yang cukup sering dijumpai saat melakukan proses Retur Invoice:

Lokasi yang dimaksud adalah lokasi awal yang digunakan saat proses pengeluaran barang (Supply / Picking list) untuk invoice yang akan di return tersebut. Sehingga, langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Check Lokasi Awal pengeluaran barang

• WO Invoice Return: Cari dokumen Supply Slip dengan Referensi nomor WO dari WO Invoice yang akan di retur.
• SO Invoice Return: Cari dokumen Packing List dengan Referensi nomor SO dari SO Invoice yang akan di retur.

Sebagai Contoh, kita menemukan item di supply slip atau packing:

15613LAA70 lokasinya adalah A08-DB2

2. Check Item Location Mapping
   Pastikan kembali lokasi di menu Master → Item Location apakah sudah ada lokasi yang sama dengan dokumen supply slip / packing nya.
   

Dari data diatas, 15613LAA70 lokasinya adalah A08-DB1 , belum ada untuk lokasi A08-DB2

Maka kita perlu menambahkan lokasi baru (A08-DB2) sebagai lokasi untuk item 15613LAA70 dengan cara Klik tombol Addline dan ikuti tahapan berikutnya. Jika sudah berhasil, maka akan tampil seperti gambar dibawah ini:

Setelah memastikan semua item sudah memiliki tempat untuk kembali, maka Approver (Yang melakukan approval dokumen invoice Return) dapat mencoba proses approvalnya kembali.

Walaupun Return ini tidak mungkin di hindari, kami harap dapat diminimalisir dengan lebih berhati-hati dalam penginputan transaksi.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk