Apa yang Harus dilakukan jika ada Karyawan Baru?

Beberapa laporan yang kami Terima, User sering kali bingung harus melakukan apa dan bagaimana jika ada karyawan baru agar dapat masuk ke system khususnya DMS. Mulai dari kendala belum punya user sama sekali, belum bisa login, belum memiliki akses menu dan sebagainya. Pada Article ini akan dibahas tahapan yang perlu dilakukan agar karyawan baru mendapatkan User ID dan Akses DMS sesuai Job positionnya.

Berikut ini adalah Tahapan yang harus dilakukan jika ada Karyawan Baru:

1. Mendaftarkan karyawan di HTDS

Setiap ada karyawan baru di Dealer, HRD masing-masing Dealer harus mendaftarkan karyawan tersebut ke HTDS (Hino Training & Development System). Hal ini bertujuan agar karyawan tersebut tercatat dan diketahui oleh HMSI, sehingga kedepannya dapat mengikuti Program Training dan khususnya bisa mendapatkan user access untuk system salah satunya DMS. Tujuan awal system ini adalah untuk mengatur jadwal training untuk masing masing karyawan, namun dengan seiringnya waktu, system HTDS ini telah terintegrasi dengan system lain seperti DMS , New Hearts Mobile dan Hoyu SMART untuk mengurangi duplikasi pendaftaran karyawan dibeberapa system.

Lalu, bagaimana cara mendaftarkan karyawan di HTDS?
Sebenarnya, Cara pendaftaran karyawan sudah menjadi hal yang biasa bagi HRD Dealer, dan HTDS tidak termasuk system yang di Handle oleh tim DMS. Namun berikut ini sekilas gambaran pendaftaran Karyawan di HTDS:

a. Buka HTDS lalu Login (HRD Dealer)

b. Buka menu Master kemudian pilih Employee Registration dan klik tombol Create Employee

c. Masukkan data-data karyawan dengan data yang valid.

d. Apabila sudah mengisi semua data, klik tombol create dan karyawan tersebut sudah terdaftar di system HTDS

2. Melaporkan ke DMS Helpdesk untuk Setup User Access

Untuk Menjaga otoritas user DMS sesuai dengan Jobdesk yang tertera di SOP, maka perlu dilaporkan melalui tiket helpdesk untuk pengaturannya.

3. Melampirkan DMS Request Form

Untuk Job Position tertentu, rekan-rekan perlu mempersiapkan DMS Request Form untuk beberapa kebutuhan. Misalnya:

• Foreman & Mechanic: Perlu melampirkan Mekanik Request Form agar dapat diatur masing-masing mekanik setiap foreman.
• Admin Spareparts / Warehouse / Inventory: Sekaligus dipersiapkan DMS Request Form untuk Otoritas Warehouse.
• Level Leader (Service Head, Parts Head, ASS Manager dll): Silahkan sekaligus melampirkan Approval Setup Request

Dengan Informasi ini, diharapkan kendala diatas dapat berkurang dan sudah diantisipasi sejak awal.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk