Bukan Update HTDS, Lakukan ini terlebih dahulu Jika ada Karyawan Resign / Mutasi Jabatan

Adanya perubahan posisi jabatan maupun ada pegawai yang resign menyebabkan harus adanya transfer knowledge dan juga pergantian PIC. Namun terkadang ada pekerjaan yang belum selesai dikerjakan sehingga menggantung dan tidak jarang menjadi kendala di System setelah PIC yang bersangkutan sudah dinonaktifkan / update jabatannya.

Untuk menghindari kendala tersebut, perlu dilakukan beberapa Hal jika da Karyawan yang resign maupun perubahan jabatan. Berikut ini tahapan yang harus dilakukan:

1. Periksa Outstanding Transaksi Masing-Masing PIC

Sebelum update data di HTDS, perlu diperiksa apakah ada transaksi di System yang menggantung. Outstanding transaksi tergantung dari masing-masing jabatan. Adapun beberapa hal yang sering terjadi dan perlu dilakukan pengecekan:
• Approver (Leader)
Jika PIC yang resign / mutasi jabatan adalah seorang Leader yang selama ini menjalankan Approval, maka perlu memeriksa dokumen apa saja yang masih ada di List Approvalnya.

Pastikan approval sudah habis sebelum update HTDS

• Foreman
Check WO / Jasa yang masih menggantung atasnama Foreman tersebut.

• Parts Salesman
Check Transaksi SO yang belum diselesaikan dari masing-masing Salesman tersebut.

• Others
Selain PIC yang disebutkan diatas, silahkan di cocokkan dengan masing-masing pekerjaannya

2. Mengajukan Update Perubahan di System Melalui DMS Helpdesk

Walaupun sudah terintegrasi dengan HTDS, Untuk beberapa jabatan tertentu masih diperlukan adanya setup system. Adapun beberapa setup yang diperlukan:
• Perubahan Jenjang Approval
• Perubahan Susunan Group Mekanik (Jika ada perubahan PIC Foreman)
• Request Perubahan Nama PIC (Handover Transaksi yang masih berjalan), Misal:
o Nama Foreman di WO
o Nama Salesman di SO

3. Update Jabatan di HTDS

Jika Semua Proses diatas sudah dilakukan, baru langkah terakhir yang dilakukan adalah dengan Menonaktifkan Data Karyawan di HTDS sesuai dengan tanggal efektif PIC tersebut Resign / Mutasi Jabatan.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk