Awas Tertukar, Berikut Ini Penjelasan Arti Stock Status (On Hand, Allocate & Available)

PIC Warehouse, Inventory dan Frontliner (SA & Parts Salesman) pastinya sering mendengar status alokasi, on hand, dan stock available. Namun tidak jarang yang bingung dan tertukar masing-masing definisinya. Perlu diingat bahwa status alokasi, on hand, dan stock available adalah dinamis dan dapat berubah seiring dengan pergerakan barang di gudang, termasuk penerimaan, pengeluaran, dan alokasi yang terus berubah.

Berikut adalah penjelasan singkat tentang masing-masing status tersebut:

Arti On Hand QTY

Status On Hand merupakan nilai Stock yang masih tercatat disystem dan dianggap sebagai nilai persediaan. Jadi, walaupun On Hand masih ada bisa jadi fisik barangnya sudah tidak ada karena kemungkinan sudah dipakai (teralokasi) pada transaksi lain yang belum menjadi Invoice.

Arti Stock Allocate

Status alokasi mengacu pada jumlah barang yang telah dialokasikan pada suatu transaksi seperti Penjualan Spareparts (Saat Picking List SO), service (supply slip WO) dan juga Transfer Stock (Transfer OUT). Spareparts yang sudah teralokasi tidak bisa digunakan untuk penjualan lagi walaupun secara system masih diakui sebagai nilai persediaan. Allocate ini akan hilang dan memotong stock system jika transaksinya sudah dibuatkan menjadi Invoice.

Arti Stock Available

Status stock available idealnya merupakan Stock yang sama persis dengan Fisik. Jadi Spareparts dengan sejumlah available inilah yang bisa dijual pada transaksi baru. Kata Ideal diatas memiliki arti bahwa ada kemungkinan selisih dengan Fisik jika Dealer tidak tertib menjalankan administrasi baik dari Penerimaan dan alokasi Stock (Supply, Picking & Transfer).

Ilustrasi Perhitungan Stock

Berikut ini Ilustrasinya (On Hand – Allocate = Available)

Penerapan Status Stock Pada DMS

Berikut ini Gambaran Informasi (on Hand, Allocate & Available) yang ditemukan pada menu DMS:
1. Item Location
Pada penggunaannya biasanya PIC Warehouse melihat QTY On Hand untuk maintain Lokasi Stock di menu item location seperti berikut.

Jika QTY On Hand sudah 0, barulah item location mapping ini bisa dihapus

2. Item Inquiry
Biasa digunakan oleh Parts Salesman, SA untuk melihat ketersediaan Stock jika ada pertanyaan dari customer atau saat akan berjualan.

3. Stock Card
Inventory atau tim Audit saat stock Opname sering memeriksa pergerakan Stock melalui Stock Card

Kami berharap dengan mengetahui hal ini, rekan-rekan bisa memahami arti masing-masing status stock disemua menu yang ada di DMS seperti item master list, Picking, Supply Slip dan lain-lain.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk