Kali ini kita share Kaizen Terbaik dari Category Spareparts. Yuuk Simak Kaizennya!! Mungkin saja Ide kaizen ini bisa diimplementasikan dan menjadi improvement juga di DLR kalian.
Apa Judul Kaizen nya?
MEMAKSIMALKAN PELAKSANAAN SO PARTIAL DAN PERFORMA WAREHOUSE DENGAN MENGGUNAKAN KOMPONEN DIGITAL
Mari Kita Mulai Tahapan-Tahapan Kaizennya:
1. Menemukan Masalah, Penentuan Tema & Plan Perbaikan
Pada Tahapan ini, kami coba gambarkan kondisi warehouse di PT. Maya Graha Indah. Warehouse kami terletak di 2 tempat yang berbeda (HO & Branch), dengan jarak antar warehouse kurang lebih 11km, namun untuk pencatatannya di system internal kami belum bisa support multiple warehouse.
Berdasarkan kondisi tersebut, maka masalah yang timbul kemudian adalah pencatatan secara system dengan actual fisik parts tidak sesuai, hal ini diketahui ketika pelaksanaan stock opname didapat hasil selisih stock fisik dengan system tidak mencapai angka ideal HMSI yaitu 0.01% seperti terlihat pada table 1.1 dibawah ini:
Tabel 1.1
Selanjutnya kami analisa dengan 8 komponen penilaian (lihat table 1.2 dibawah), ternyata permasalahan No. 2 menjadi prioritas kami untuk dilakukan kaizen. Kenapa demikian? Karena jika hal tersebut tidak diperbaiki, secara financial hal tersebut menimbulkan kerugian untuk perusahaan. Sementara secara operasional, selisih stock memperlambat proses pengeluaran parts khususnya proses picking parts.
Tabel 1.2
2. Mencari Penyebab masalah
Kami coba mencari penyebab masalahnya, dan ditemukan beberapa kondisi sebagai berikut:
-
Lokasi Warehouse di 2 tempat membutuhkan pengawasan extra karena rawan terjadi kesalahan saat pengeluaran parts,
-
Sebagai langkah preventif, kami melakukan SO Partial dengan target dilakukan setiap hari sebelum dimulai aktivitas di warehouse. Akan tetapi pelaksanaannya masih menggunakan metode konvensional yaitu melakukan hitung catat menggunakan paper dan dilakukan di 2 warehouse yang berbeda.
-
Karena dilakukan dengan metode konvensional, pelaksanaan SO Partial jadi memakan waktu. Estimasi pengerjaan 360 menit (6jam) maka SO Partial tidak dilakukan sesuai target.
Apabila digambarkan dengan metode track back, maka bisa dilihat di table 1.3 sebagai berikut:
Table 1.3
2. Menentukan Faktor Dominan dengan Diagram Fishbone
Untuk kaizen terbaru tidak wajib menggunakkan Fishbone. Jika akar masalah tunggal cukup menggunakan 5 Why Analysis
3. Merencakan Perbaikan dan Target
Setelah diketahui akar masalahnya, kami lanjutkan dengan menyusun rencana perbaikan. Dimulai dengan membuat rencana perbaikan dan target
- Schedule SO Partial
- menentukan PIC SO Partial baik itu di Warehouse HO maupun CB
- Menentukan PIC/Personel Inventory yang akan menyiapkan data SO Partial (daily)
- Sosialisasi Job desc masing2 Pic dan target yang diberikan
- Implementasi SO Partial dilakukan oleh team Warehouse secara daily
- Weekly Monitoring
Target yang kami tentukan dari Kaizen ini adalah “Efisiensi SO Partial dengan hasil 0% selisih parts antara system dengan Fisik”.
4. Pelaksanaan Perbaikan
Berikut dokumentasi pelaksanaan SO Partial di MGI :
-
Data SO Partial diambil dari data penjualan 1 hari sebelumnya, dengan kata lain parts yang dilakukan SO Partial hanya parts yang bergerak (terjual) di setiap harinya, karena kami berasumsi parts tersebut memiliki chance lebih besar untuk terjadi selisih
-
Saat Proses perhitungan SO Partial, kami melakukan digitalisasi dengan cara mengganti paper menggunakan tablet yang dikombinasikan dengan google spreadsheet sehingga bisa diakses dan diupdate dalam waktu yang bersamaan di 2 warehouse, hal ini diharapkan memangkas waktu pengerjaan SO Partial karena user melakukan hitung catat langsung secara digital dan data tidak perlu di compile oleh team inventory (bisa dilihat di Tabel 2.1)
Apabila kami rangkumkan aktivitas kaizen ini, secara proses bisa dilihat dari flowchart pada Flow Proses sebagai berikut:
Flow Proses:
5. Evaluasi Hasil Perbaikan
Dari serangkaian proses perbaikan yang kami lakukan, berikut hasil yang didapatkan:
- Dari segi Target Efisiensi waktu, kami menghemat waktu s/d 195 menit (3.5 jam) sebagaimana terlihat di table 5.1 sebagai berikut:
Tabel 5.1
- Dari segi Target Selisih part 0%, terjadi penurunan selisih parts baik secara amount, item maupun qty pada saat dilakukan Stock Opname secara keseluruhan sebagaimana terlihat di table 5.2 sebagai berikut:
Tabel 5.2
6. Standarisasi Proses Kaizen
Proses diatas kami bakukan ke dalam SOP .
Setelah adanya standarisasi tersebut, perlu dilakukan Monitoring secara berkala terhadap standarisasi yang telah dibuat, karena hal tersebut merupakan bagian dari evaluasi terhadap standard yang telah diterapkan sehingga Standarisasi ini akan terus berjalan.
Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi Team SOP HMSI