Mari Mengenal Audit

Hallo sobat Hino...

Salah satu cara dalam 3 tahap mengimplementasikan SOP yaitu Audit. Audit dilakukan setelah implementasi SOP dan evaluasi berulang yang dilakukan oleh Dealer melalui Self Audit. Berikut informasi mengenai Audit.

Audit merupakan sebuah proses pengumpulan serta pemeriksaan bukti mengenai informasi guna menentukan dan membuat laporan terkait tingkat kesesuaian antara informasi dan kriteria yang ditetapkan. Audit yang dilakukan oleh HMSI berfokus pada operasional yang dilakukan oleh Dealer setiap harinya dimana Auditor HMSI merupakan tim SOP dari HMSI yang melakukan audit sesuai dengan KPI. Audit HMSI dibagi dalam 4 Aspek yaitu Fasilitas, Manpower, People Dev, dan SOP.

Dalam pelaksanaan oleh SOP HMSI terdapat Self Audit maupun Audit. Perbedaan diantara kedua hal tersebut terdapat pada pelaksana dilapangan. Self Audit dilakukan oleh pihak Dealer sesuai dengan KPI yang sudah diinformasikan sebelumnya. Self Audit dilaksanakan setiap bulan untuk aspek SOP dan untuk aspek Non SOP (Fasilitas, Manpower dan People Dev) dilakukan setiap 3 bulan sekali (Jan, Apr, Jul, Okt) dimana self audit akan di evaluasi oleh tim SOP HMSI sehingga standar operasional dealer secara nasional sama. Audit dilaksanakan oleh Tim Audit HMSI dimana untuk semua KPI disamakan dengan item di Self Audit dan pelaksanaan Audit dilakukan 1 tahun sekali setiap tahun.

Audit dari tahun 2021 sudah melalui web yang terintegrasi langsung dengan system yang dipakai oleh dealer baik HOYU Smart dan DMS. Audit web digunakan untuk pelaksanaan Audit HMSI ke Dealer setiap tahun dimana alamat utaman audit yang bisa dipakai oleh pihak dealer dan HMSI yaitu https://apphis.hino.co.id/ namun untuk sementara waktu ditahun 2022 ini. Web audit dipakai oleh Auditor HMSi untuk menilai langsung secara menyeluruh dari setiap aspek yang sama dengan Self Audit dimana pihak dealer akan melakukan approval di web tersebut untuk merilis hasil audit. Berikut tampilan awal untuk dealer setelah berhasil masuk.

D. User ID untuk Web Audit?

Audit web memiliki user ID yang sama dengan Self Audit dikarenakan menu web audit ada didalam web yang sama dengan menu self audit web. User ID setiap Dealer dimiliki oleh setiap manajemen Dealer dimana hanya 1 user ID untuk 1 Outlet. 1 account diberikan kepada HO dan 1 account diberikan kepada branch yang akan di audit. Standar fasilitas Outlet yang di audit minimal mempunya kriteria Big 3S atau Small 3S. Jika suatu Outlet selesai di upgrade ke fasilitas tersebut, maka akan mendapatkan 1 account untuk mengakses web audit. Jika suatu Outlet down grade fasilitas atau menutup fasilitas, maka user ID web audit akan dihilangkan. Pihak dealer dapat meminta ke HMSI untuk mengetahui User ID dan password melalui email info.sop@hino.co.id jika user ID dan atau password tidak ada yang mengetahuinya.

Audit yang dilaksanakan oleh HMSI ke Dealer akan dilakukan setahun sekali disetiap Outlet yang masuk kualifikasi audit. Audit dilaksanakan setelah diinformasikan melalui email dimana pelaksanaannya dilaksanakan setelah 10-14 hari dari surat pemberitahuan Audit dikirimkan ke manajemen Dealer.