Merasa sudah menginput pencatatan pembayaran (CMIN), namun AR masih muncul? Pertanyaan ini mungkin pernah disampaikan rekan – rekan dealer yang berada di bagian administrasi kepada team DMS support. Apakah ini bug system atau ada proses yang salah dari proses pelunasan yang dijalankan oleh rekan – rekan dealer?
A. Pastikan proses sudah dilakukan hingga selesai
Untuk kendala ini kebanyakan terjadi pada proses pelunasan dengan metode TRANSFER. Untuk proses pembayaran dengan menggunakan transfer membutuhkan proses yang lebih Panjang dibanding dengan CASH, dimana proses pelunasannya harus di proses hingga BANK IN STATUS.
Dari Gambar diatas, Pembayaran selain CASH memerlukan proses BANK IN STATUS.
CMIN yang diinput dengan type pembayaran BANK --> E-Banking akan otomatis BANK IN sehingga tidak perlu dilakukan lagi BANK IN STATUS secara manual
B. Cek document yang belum di lakukan pelunasan di Bank IN Status
Untuk pengecekan terkait outstandingnya, rekan – rekan bisa melakukan pengecekannya berdasarkan data cash management in yang sudah pernah dibuat sebelumnya. Perhatikan untuk pemilihan bank account dan juga payment typenya, karena menjadi dasar pencarian pada menu Bank IN Status. Pastikan rekan – rekan mencentang opsi Yes pada bagian Outstanding.
Jika masih Muncul yang outstanding, maka lanjutkan proses Bank In STatusnya agar AR terlunasi.
C. Pastikan Proses Month End Sudah dilakukan
Periode Modul Finance memang bisa berjalan 2 periode sekaligus. Misal, saat ini Juni 2023 Namun Periode May belum di tutup sehingga masih bisa input transaksi may dan Juni sekaligus. Hal ini memang dibutuhkan karena khusus modul Finance ada kemungkinan delay untuk menyelesaikan pembukuan dan memastikan tidak ada yang tertinggal lagi pada periode sebelumnya. Selain itu, transaksi di periode berikutnya juga tetap perlu di Catat. Nah, dengan demikian pastikan Proses Closing Modul FINance memang dilakukan sesuai kebutuhan dan mengetahui dampaknya.
Jika Modul Finance Bulan lalu belum closed, maka Pencatatan pembayaran di bulan ini belum akan mengupdate data AR nya.
D. Pastikan anda menjalankan PROSES AR Aging
Proses AR Aging perlu dilakukan untuk mengkalkulasi ulang semua AR dan pembayaran yang sudah diinput. Menu ini dapat diakses melalui:
Report – Finance – Account Receivable – A/R Aging
Isi Periode berjalan, lalu Klik Process Hingga muncul hasil Process Done
Setelah Proses-Proses diatas sudah dilakukan, silahkan diperiksa kembali data A/R nya apakah masih Muncul atau sudah terlunasi.
• Report A/R Aging: Nomor Invoice yang sudah dilunasi tetap akan Muncul pada report ini. Yang terupdate hanya pada bagian Ending Balance. Jika sudah 0 artinya sudah lunas.
• A/R Outstanding Status: Report ini menampilkan Data AR yang sudah Overdue, sehingga invoice yang sudah terbit namun belum Overdue tidak akan tampil pada report ini
Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk
Title Information & Disclaimer
Sudah Proses Pelunasan Tapi Masih Tercatat di Outstanding AR? Cek Penyebabnya
[D211001]
Report (D) --> Finance (2) --> Account Receivable (11) --> Seq (001)
June, 2023
Seluruh informasi yang terdapat dalam dokumen ini diterbitkan oleh PT HINO MOTORS SALES INDONESIA. Tidak ada satu pun dari dokumen ini yang diperkenankan untuk disalin, diperbanyak, diterbitkan, diunduh, diunggah, dikirim atau didistribusikan dengan cara apapun, tanpa persetujuan tertulis dari PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA