CO**GS Salah, Jualan tercatat Rugi? Begini Cara Revisinya

COGS seringkali digunakan dalam laporan keuangan dealer, terutama dalam laporan laba rugi atau income statement untuk menghitung laba kotor (gross profit). Laba kotor dihitung dengan mengurangi COGS dari total penjualan.

Sebelum mengetahui cara revisi COGS di system DMS, ada baiknya mengetahui terlebih dahulu Apa itu COGS, penyebab COGS menjadi salah sehingga bisa mencegah adanya proses revisi COGS dikemudian hari.

1. Apa itu COGS?

COGS merupakan singkatan dari Cost of Goods Sold Atau dikenal juga dengan sebutan lain yaitu HPP (Harga Pokok Penjualan).

2. Apa saja Kemungkinan Penyebab COGS Salah?

Berikut penyebab nilai COGS tidak sesuai:
1. Salah input nilai pada saat pembuatan PO.
Pada saat pembuatan PO terdapat 2 type yang dipilih, regular dan special.
• Regular otomatis akan mengambil harga COGS dari system yang sudah di set di item master.
• Special diinput manual oleh dealer karena mendapatkan harga khusus dari supplier.
Besar kemungkinan saat proses pembuatan PO special, rekan – rekan dealer salah input dan tidak sadar hingga proses penerimaan barang (GR) sudah terbentuk.

2. Konversi qty pada UOM tidak sesuai.
Untuk case ini biasa terjadi saat penerimaan qty untuk OLI, saat pemesanan oli ke supplier contoh HMSI, HMSI akan mengirimkan oli berdasarkan qty drum, sementara di DMS oli dikonversi menjadi satuan liter atau satuan lain, sehingga pada saat pembuatan PO quantity yang dimasukan bukan lah 1 melainkan di konversi terlebih dahulu ke liter.

3. Transfer item dari WH group program ke regular atau sebaliknya
Tujuan pembuatan gudang secara terpisah antara regular dan program adalah karena pemisahan nilai COGS agar tidak tercampur sehingga tidak merusak harga model dari suatu part yang sama, namun karena kurang stok, biasa dilakukanlah transfer sparepart dari gudang yang program ke regular atau sebaliknya sehingga menjadikan nilai COGS menjadi tidak sesuai.

3. Bagaimana Revisi COGSnya?

Setelah mengetahui penyebabnya dan rekan – rekan pernah melakukan salah satu dari penyebab diatas, maka proses yang harus dilakukan agar nilainya sesuai adalah dengan melakukan revisi COGS. Proses revisi COGS di DMS cukup mudah dimana rekan – rekan bisa melakukan revisinya di menu adjustment. Point – point cara revisi COGS nya adalah sebagai berikut:

• Pastikan jumlah qty di warehouse group nya sudah kosong
Karena nilai COGS diambil berdasarkan WH group maka pastikan qtynya di semua WH code di group tersebut sudah 0. Misalkan pada WH group RP (Reguler Spare part) dan dealer memiliki banyak WH code seperti RP000, RP001, RP002 maka part di semua WH code tersebut wajib di kosongkan.

• Lakukan adjustment minus jika terdapat qty stoknya
Yang dimaksud adjustment minus adalah melakukan pengurangan untuk qty part tersebut di WH code tersebut, misalkan terdapat stock 3 pada part 04104LBA25 maka silahak dibuatkan adjustment menjadi -3 agar stoknya menjadi 0.

• Lakukan adjustment plus untuk revisi COGS
Jika semua qty stock pada part sudah 0 melalui proses adjustment minus maka silahkan buat document adjustment kembali untuk mengembalikan stok yang tadinya sudah di minus pada proses sebelumnya. Di proses ini, system akan menampilkan field COGS revised seperti pada screenshot dibawah.

Kolom COGS Revised ini bertujuan untuk mengupdate harga COGS dari part tersebut agar menjadi sesuai dengan nilai dari COGS dari part tersebut.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk