Mau Ngerjain DFO tapi masih bingung? Disini sudah ada Jawaban Pertanyaan Seputar Dealer Forecast Order

Pada 18 & 19 Januari 2023, Tim DMS, Training, ASMD Spareparts Area beserta Sales Support berkolaborasi menyelenggarakan Training OFFLINE untuk pertama kalinya khusus kepada Inventory dengan supplement materi DFO (Dealer Forecast Order).

Berikut ini adalah Rangkuman Pertanyaan-pertanyaan terkait Dealer Forecast Order:

1. Apa Perbedaan DSO dan DFO?

2. Mengapa Sales Type SO Partshop selalu Forecast?

Hal ini untuk mendorong penjualan ke Partshop selalu menggunakan Forecast.

3. Bagaimana Kalau Salesman Lupa Hapus Sales Type Forecast?

Inventory harap konfirmasi ulang ke Salesman, Jika sebenarnya tidak ada Forecast sama sekali, maka Partshop Forecast Order bisa di abaikan saja (Tidak perlu di Proses)

4. Apakah ada referensi history transaksi customer khususnya untuk penawaran ke Partshop?

Ada beberapa Opsi Report yang dapat digunakan seperti:
1. Sales Detail History Per Customer

2. Menggunakan Demand Forecast Entry dengan mengisi filter customer Code nya.
   

5. Bagaimana menambahkan item yang tidak muncul dari hasil download demand forecast entry?

Bisa menambahkan item dengan cara Addline (Selama demand Forecast Entry belum di submit)

6. Apakah Forecast harus dibuat beberapa kali per cabang (Dealer Rep Code)?

Proses Forecast hanya dilakukan sesuai dengan Jumlah Forecast yang di proses di HIS selama ini. Jika diinput 2 forecast dengan pengiriman yang berbeda, maka silahkan jalankan juga proses Forecast 2 kali sesuai Repcode (lokasi pengiriman) masing-masing.

7. Jika Proses Demand Forecast Entry hanya untuk Repcode HO, Apakah Demand yang terbaca hanya Transaksi di Repcode HO saja?

Dealer Repcode yang digunakan untuk Forecast ini berbeda dengan Repcode yang digunakan pada Transaksi WO dan SO.
Khusus Forecast, Dealer Repcode di setting di Warehouse Master sesuai dengan jumlah lokasi pengiriman Spareparts yang tersedia di HIS. Berikut ini gambaran Settingan di Warehouse Masternya:

Jadi walaupun Transaksi di Cabang B, selama Settingan Warehouse yang digunakan Repcodenya HO, maka Demand tetap terbaca ketika Demand Forcast Entry di proses melalui Repcode HO.

8. Kenapa Tombol Upload Kadang disable / Tidak Bisa di Klik?

Proses Upload harus dilakukan Per Profit center (Spareparts / Workshop) secara bergantian

9. Bagaimana Kalau Forecast Customer (Partshop) ingin disupply partial (2 kali pengiriman)?

Untuk Pemenuhan permintaan ini, yang perlu diperhatikan adalah pembuatan Sales Order pada Bagian Expected Delivery Date nya. Silahkan diisi sesuai dengan Tanggal pengiriman Paling Akhir.

Misal, customer request Pengirimannya di Split menjadi 1 Maret 2023 dan 15 Maret 2023, Maka Expected Delivery date di SO diisi dengan Tanggal 15 Maret 2023. Hal ini bertujuan agar Fill Rate nya terpenuhi sesuai dengan aktual operational. Begitupula jika Supply lebih cepat dari expected delivery date, maka fill rate akan tetap tercatat 100%.

10. Apakah Demand Forecast Entry bisa di proses 2 kali?

Untuk Data (Periode dan Repcode) yang sama, Demand Forecast Entry hanya bisa di proses 1 kali (Sampai Statusnya Approved)

11. Kenapa item Material dan item Non DFO ikut masuk di Data Demand Forecast Entry?

Data tersebut bisa di manfaatkan tidak hanya untuk DFO, melainkan bisa digunakan untuk keperluan order regular.

12. Kenapa Proses Upload Demand Forecast Entry Sering gagal?

Perhatikan beberapa hal berikut ini saat mengedit/update data Demand Forcast Entry:

1. Jangan Mengosongkan QTY, Jika diperkirakan tidak ada penjualan, maka bisa diisi dengan angka "0.00"
2. Jangan di sort, karena akan mengubah Urutan/baris masing-masing item.
3. Boleh difilter sementara, namun di clear filter lagi sebelum di upload.
4. File harus di Save As, agar File type bisa disesuaikan menjadi "Excel 97-2003 Workbook"
5. Nama File boleh disesuaikan, asalkan Nama Sheet tidak diubah (Pastikan juga nama Sheetnya tidak ada spasi)

Summary Process DFO di DMS

A. Sumber Forecast:

• Menginput Agreement PPC di DMS --> Parts Fleet Salesman
• Membuat Sales Order Forecast Partshop --> Partshop Salesman
• Transaksi Harian akan menjadi History Demand --> SA, Parts Salesman

B. Proses Forecast
Lanjutkan Proses dari ketiga sumber Forecast diatas:

1. PPC Firm Contract (Jika Ada)
2. Partshop Forecast Order (Jika Ada)
3. Demand Forecast Entry (Perkiraan Penjualan ke customer selain PPC & Partshop)
   • Download Data Demand dengan Profit Center Spareparts
   • Diskusi dengan tim Spareparts (Adjust dikolom kolom ADJ_FORECAST_M2)
   • Lalu Upload Data
   • Lakukan hal serupa untuk Profit Center Workshop. Upload Data harus dilakukan bergantian per masing-masing Profit Center.

C. Finalisasi QTY Order
4. Jalankan Inventory Planning
Pada Tahapan ini, ada beberapa Faktor yang akan menentukan Nilai Akhir QTY yang di Order. Diantaranya:
- PO On Order
- Back Order
- Stock Tersedia Saat ini

Pada Tahap ini, QTY Order Masih bisa di sesuaikan jika dirasa ada yang kurang sesuai pada kolom Adj_Forecast_Order dan mengisi juga Reason for Adjustment

D. Konfirmasi Timing Pengiriman
5. Forecast Order Review
Pada Tahapan ini rekan-rekan perlu mengkonfirmasi terkait timing pengiriman. Update Jika ada order split yang perlu disesuaikan.

Ikuti Terus dan Tunggu Update Terbaru dari kami terkait Proses Integrasi DMS dan HIS untuk proses DFO ini.

Silahkan berbagi pengalaman pada kolom komentar ya, supaya wawasan kita semakin bertambah dan bisa saling menambah ilmu disini.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk