Empathic Comprehensive Formula For Service On Site by Using the “KAIZEN” Concept and the PDCA (Plan-Do-Check-Action) Method at PT. Indosentosa Trada (Hino)
Dalam studi kasus yang telah dilakukan di PT. Indosentosa Trada, terdapat satu proses yang menjadi objek perbaikan yaitu Service On Site Activity, yang merupakan masalah paling penting dan genting yang harus segera dicarikan solusinya.
Dalam mengatasi permasalahan yang ada di PT. Indosentosa Trada, proses perbaikan ini menggunakan metode siklus PDCA, di mana setiap tahapan-tahapannya akan diuraikan dalam pembahasan berikut ini.
1. PLAN
Dalam Kaizen ini, menyusun sebuah rencana sangat diperlukan, supaya hasil yang didapatkan sesuai dengan target yang diinginkan.
1.1 Menentukan Masalah
Pada Kaizen ini, ditemukan adanya masalah antara lain:
1.2 Menentukan Tema
Pada tahapan ini proses menentukan tema, melalui data yang sudah dikumpulkan sebelumnya, kemudian dibuat skala prioritas masalah dan analisa masalah yang dapat dilihat dari beberapa faktor yaitu quality, cost, delivery, safety, morality & productivity.
Poin pembobotan terdiri dari 1 = tidak berpengaruh, 2 = berpengaruh, 3 = sangat berpengaruh
Masalah kekurangan MoU Service on Site mempunyai bobot terbesar, sehingga dipilih sebagai tema KAIZEN)
1.3 Mencari Penyebab Masalah
- Analisa kondisi yang ada (anakonda)
Setelah melakukan proses identifikasi masalah, barulah kemudian diketahui masalahnya. Selanjutnya dilakukan proses analisa kondisi yang ada, dengan mengamati secara langsung (observasi) pada area yang akan dianalisa. Proses tersebut dilakukan untuk mengumpulkan data berupa kondisi ideal versus kondisi aktual. Dari hasil observasi ditentukan tempat kejadian perkara atau poin yang harus diperbaiki, dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
1.4 Mencari Faktor Dominan
Langkah awal dalam melakukan perbaikan adalah dengan melakukan upaya analisis dengan menggunakan fishbone diagram. Berikut merupakan hasil analisis menggunakan fishbone diagram, yang ditampilkan pada gambar di bawah ini
Detail hasil analisis fishbone diagram di atas mengenai beberapa faktor yang menyebabkan “program yang membuat sangat yakin untuk customer melakukan kerjasama” adalah
a. Faktor mesin (Machines) : Belum ada media promosi yang menarik bagi customer
b. Faktor material : Belum ada pertanyaan terbuka dan rangkuman untuk customer
c. Faktor metode : FA belum menguasai ilmu secara maksimal dalam mencari data customer
d. Faktor manusia (Man) : Presentasi yang dibuat FA kurang menarik untuk customer
Dari hasil analisis menggunakan fishbone diagram dapat disimpulkan FA masih butuh keuletan dan efektifitas yang tinggi dalam mencari customer, belum ada sistem yang efektif dalam menampung kebutuhan customer dan belum ada media promosi yang menarik bagi customer
1.5 Merencanakan Perbaikan
Langkah pertama yang dilakukan setelah akar permasalahan diketahui adalah melakukan rencana perbaikan. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil analisis menggunakan konsep 5W+1H yang didapat, diperoleh solusi perbaikan sebagai antara lain:
Akar Masalah 1
Akar Masalah 2
Akar Masalah 3
Dari rencana kerja yang telah disusun makan ditetapkan target yaitu “Meningkatkan Jumlah Kontrak Service Onsite sebanyak 2 Customer hingga Akhir bulan September dan mempertahankan Kontrak Service Onsite yang ada”
2. DO
Setelah menemukan solusi perbaikan, tahap selanjutnya adalah melaksanakan solusi perbaikan tersebut pada masalah yang sudah ditemukan. Perbaikan yang dilakukan dimulai dari
2.1 Membuat pertanyaan terbuka
Before : Belum ada
After : 15 aktual customer yang sudah disurvey melalui pertanyaan terbuka menggunakan google form dengan link https://forms.gle/ppuExmvPk8pip9Xd8
Dari hasil jawaban customer selanjutnya direkapitulasi dan diklasifikasi melalui form sesuai kebutuhan customer untuk menentukan level prospeknya (High, Medium & Low). Solusi yang diberikan akan menentukan langkah selanjutnya untuk menawarkan kerjasama servis. Dari hasil rangkuman pertanyaan tersebut didapatkan: 6 hot customer prospect, 3 medium customer prospect & 6 low customer prospect
2.2 Membuat Video Presentasi
Before : Belum ada
After : video dibuat semenarik mungkin agar customer tertarik untuk melakukan kerjasama
Video ini berdurasi 90 detik menjelaskan pengertian Service On Site serta KPInya, benefit yang didapatkan mulai dari free DX Tools, simulasi kerugian dari ketersediaan unit rendah dan tidak perlu investasi man power.
2.3 Membuat Materi Presentasi
Before : Dalam pembuatan materi masih belum dapat menarik minat customer, yang isinya adalah
- Cover pembuka tidak menjelaskan judul & tema - Tidak ada profile pribadi sebelum masuk ke daftar isi
- Daftar isi tidak menerangkan aspect (why, what, how) - Poin harga tidak menjelaskan benefit Service on Site
- Tidak ada kesimpulan langsung cover penutup
After : Selanjutnya dilakukan pelatihan sehingga menghasilkan materi presentasi yang baik. Dari pelatihan yang telah dilakukan menghasilkan isi materi sebagai berikut - Cover pembuka menjelaskan judul & tema
- Sudah ada profile pribadi sebelum masuk ke daftar isi
- Daftar isi menerangkan aspect (why, what, how)
- Poin harga dijelaskan di lampiran dan benefit service on site disebutkan
- Ada kesimpulan sebelum cover penutup
2.4 Membuat Form Estimasi Biaya
Setelah semua persiapan telah lengkap selanjutnya dilakukan kunjungan ke customer untuk menawarkan kerjasama, dengan solusi yang sudah dibuat akan dapat menarik minat customer untuk berkerjasama.
3. CHECK
Setelah mengimplementasikan perbaikan pada tahap Do (Pelaksanaan) di atas, maka tahap selanjutnya adalah melakukan proses Check (Pemeriksaan) untuk mengkonfirmasi hasil improvement dan penyesuaian. Hasil yang telah dicapai tersebut kemudian diukur dan dipastikan apakah sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan dan apakah sudah mencapai target yang ditentukan. Dalam tujuan perbaikan ini yang menjadi fokus adalah mendapatkan 2 customer baru. Pencapaian dalam perbaikan ini telah berhasil mendapatkan 2 customer yaitu PT. SKA & PT. BUKTI.
Evaluasi hasil selanjutnya adalah berhasil menekan angka biaya perjalanan dinas yang turun hingga 63% pada periode Januari – Mei 2023 dibandingkan dengan periode Juni – Oktober 2023. Untuk realisasi unit entry dari 2 customer tersebut Actual : PT. SKA pencapaian 93% dari 30 unit dikarenakan 2 unit sedang breakdown proses overhoul engine dan PT. BUKTI pencapaian 62% dari 29 unit dikarenakan 11 unit mobilitas tinggi sehingga tidak kembali ke garasi
4. ACTION
4.1 Membuat Standarisasi
Dengan mengambil kesimpulan dari proses perbaikan dan hasil yang diperoleh, langkah selanjutnya adalah melakukan standarisasi terhadap proses yang sudah berjalan dengan baik di langkah sebelumnya, dan tindak lanjut untuk memetakan kembali masalah baru. Berikut ini merupakan standarisasi dari perbaikan ini
flowchart proses
Membuat Buku SOP
Setelah adanya standarisasi tersebut, perlu dilakukan pengontrolan secara berkala terhadap standarisasi yang telah dibuat, karena hal tersebut merupakan bagian dari evaluasi terhadap standar yang telah diterapkan sehingga konsep perbaikan ini akan terus berjalan.
4.2 Menentukan Tema Selanjutnya
Pada tahap ini langkah yang dilakukan antara lain diskusi untuk menemukan masalah-masalah baru yang muncul, selanjutnya mulai lagi PDCA untuk melakukan KAIZEN secara terus-menerus. Tema “Kekurangan unit entry service on site”, sebagai masalah yang harus diimprovement ketika kontrak service on site telah berjalan. Tema ini ada di tahap PLAN saat tahap menentukan Tema.
Result
-
Efisiensi : Program ini membuat pekerjaan FA lebih saving budget biaya dinas perjalanan karena dibutuhkan & kondisi customer sudah diketahui tanpa melakukan kunjungan ke customer terlebih dahulu
-
Efektif : Memastikan offering agreement service on site terpilih yaitu customer yang benar-benar prospect, sehingga peluang untuk deal lebih besar
-
Quality : Kualitas manpower dalam hal ini FA mempunyai KPI yang jelas yaitu membuat offering agreement service on site dan materi presentasi lebih baik dari sebelumnya
Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi Team SOP HMSI