Perubahan Format Nomor dokumen PO di DMS

Rekan -rekan pasti sudah tahu bahwa Ordering parts dari dealer ke HMSI dapat di input melalui system DMS dan Dealer Connect, yang mana tidak ada sesuatu yang bisa dijadikan referensi order pada 2 sistem tersebut.

Oleh sebab itu, kami mencoba untuk melakukan penyesuaian Format Dokumen PO di system DMS supaya bisa diinput secara lengkap sebagai referensi Customer Order No ketika proses order melalui di DC202, dan juga menjadi referensi ketika rekan-rekan dealer melakukan proses penerimaan dan pengecekan barang aktual dan di sistem DMS.

Kondisi saat ini :

1. Dokumen PO di system DMS dapat menampung 22 digit alphanumeric (SPPO/H/SP/03/24/00004).
2. Customer Order No. di system Dealer Connect (menu DC202) hanya dapat menampung 15 digit alphanumeric
3. Field Customer Order No ketika dicetak ke dokumen DO pada system Dealer Connect mengambil 15 digit data yang sudah dinput oleh dealer

Karena kondisi diatas, maka format dokumen PO dari system DMS tidak tercetak secara lengkap di dokumen DO HMSI

Perubahan kedepannya : Penyesuaian panjang nomor Dokumen PO di system DMS dari 22 digit menjadi 15 digit (Contoh: SPPOAH032400004).

Penjelasan setiap digit dengan adanya penyesuaian Format Dokumen PO (diurutkan dari bagian kiri) :

1. 4 digit pertama  Identitas Dokumen DMS (SPPO/WSPO).
2. Digit ke 5  Identitas berdasarkan Outlet Dealer Code dan hanya berlaku untuk Dealer beda Company.
   Formatnya dalam bentuk Abjad dan 1 digit (A : HO, B : Cabang Dealer/Outlet 1, C : Cabang Dealer/Outlet 2, dst).
3. Digit ke 6 Identitas dari Brand berupa 1 digit (H : Hino, O : Others Brand).
4. Digit ke 7 dan 8  Bulan terjadinya transaksi dengan 2 digit (03).
5. Digit ke 9 dan 10 Tahun terjadinya transaksi 2 digit (24).
6. Digit ke 11 sampai 15  Sequensial dokumen 5 digit (00004).