Masih bingung membedakan Invoice Void dan Invoice Retur ? Ayoo simak penjelasannya …

Dalam sistem DMS, pengelolaan invoice yang tepat sangat penting, terutama ketika ada perubahan atau kesalahan pada transaksi yang telah tercatat. Dua proses yang sering dijumpai dalam hal ini adalah invoice void dan invoice retur.
Meski terdengar serupa, keduanya memiliki perbedaan signifikan, terutama dalam pengaruhnya terhadap modul finance di DMS

Invoice Void dalam DMS: Pembatalan Transaksi Sebelum Diproses Lebih Lanjut

Di dalam DMS, invoice void mengacu pada pembatalan faktur yang telah dibuat, tetapi belum diproses lebih lanjut atau belum memengaruhi transaksi keuangan.

Biasanya, invoice void dilakukan ketika terdapat kesalahan dalam input data, seperti salah mencantumkan harga kendaraan, informasi pelanggan, atau detail transaksi lainnya. Proses void ini sangat penting untuk menjaga akurasi data transaksi yang tersimpan dalam DMS.
Dalam konteks DMS, invoice void tidak berdampak langsung pada laporan keuangan karena faktur yang dibatalkan belum melewati tahap pencatatan akuntansi.

Proses ini mencegah terjadinya transaksi fiktif atau kesalahan yang berpotensi mempengaruhi pengelolaan finansial dealer. Faktur yang dibatalkan tetap tersimpan dalam sistem
DMS dengan status void, memastikan adanya jejak audit yang jelas dan memudahkan tim administrasi untuk melakukan peninjauan atau pembatalan lebih lanjut.

Invoice Retur dalam DMS: Pengelolaan Pengembalian Sparepart atau Jasa Servis

Sebaliknya, invoice retur dalam DMS terjadi ketika transaksi penjualan sparepart atau jasa servis yang telah selesai harus dibatalkan atau dikembalikan.
Ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti sparepart yang dikembalikan karena cacat, ketidaksesuaian dengan spesifikasi, atau ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan servis. Invoice retur mencerminkan adanya pengembalian barang atau jasa setelah transaksi nyata terjadi.
Berbeda dengan invoice void, invoice retur memiliki dampak langsung pada keuangan dealer, karena melibatkan pengembalian barang dan penyesuaian transaksi yang telah tercatat.
Dalam modul finance pada DMS, retur memerlukan pencatatan ulang dan penyesuaian di berbagai akun, seperti penurunan pendapatan dan kemungkinan pengembalian dana kepada pelanggan.
Pengelolaan retur yang tepat dalam DMS sangat penting untuk menjaga keakuratan laporan keuangan.
Dealer harus mencatat transaksi pengembalian ini dengan benar untuk menghindari kesalahan dalam buku besar atau laporan keuangan, serta memastikan bahwa pengembalian barang dan penyesuaian piutang dilakukan secara tepat

Pengaruh Invoice Void dan Invoice Retur pada Modul Finance dalam DMS

Dalam DMS, baik invoice void maupun invoice retur berpengaruh pada modul finance, meskipun dengan cara yang berbeda.
Invoice void, karena dilakukan sebelum transaksi selesai atau diproses, tidak memengaruhi laporan keuangan dan tidak ada penyesuaian yang diperlukan pada akun-akun keuangan. Namun, penting untuk tetap mencatat invoice void dengan benar untuk tujuan audit dan administrasi.
Invoice retur berdampak signifikan pada keuangan dealer. Retur memerlukan penyesuaian pada buku besar, di mana pengembalian barang atau jasa yang telah dijual harus tercatat.
Modul finance dalam DMS akan mencatat penurunan pendapatan, pengurangan piutang, atau pengembalian dana jika faktur sudah dibayar. Selain itu, persediaan kendaraan juga perlu diperbarui dalam sistem untuk mencerminkan status barang yang dikembalikan

Pengelolaan retur dan void yang akurat dalam modul finance sangat penting untuk memastikan bahwa dealer memiliki laporan keuangan yang benar dan mencerminkan posisi keuangan yang sebenarnya. Sistem DMS dirancang untuk memfasilitasi proses ini dengan fitur yang memungkinkan pelacakan faktur, penyesuaian inventaris, dan pencatatan jurnal secara otomatis, sehingga meminimalkan potensi kesalahan manusia dalam pengelolaan data transaksi.

Semoga informasi diatas bisa membantu mengatasi kendala yang dihadapi rekan-rekan Dealer. Jika ada kendala yang belum terselesaikan, silahkan menghubungi kami melalui WA Helpdesk